[Review sách] “Nghệ Thuật Thuyết Trình Bằng Câu Chuyện”: Giải Mã Bí Ẩn TED Talks

Ms. Bùi Thị Ngọc Thu

– CEO & Founder của công ty đào tạo ICTS

– Chuyên gia tổ chức quốc tế Points of You

– Chuyên gia huấn luyện được cấp bằng chứng nhận quốc tế từ ICF & ACC

– Thành viên của học viện đào tạo quốc tế Proctor Gallagher Institute.

– Thành viên của học viện đào tạo thuyết trình quốc tế Nancy Duarte.

– Trên 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo

Với tài năng, kinh nghiệm và tâm huyết của một chuyên gia trong lĩnh vực Storytelling, chắc hẳn tác giả Bùi Thị Ngọc Thu sẽ tạo cho bạn nhiều điều bất ngờ với sự kết hợp đầy độc đáo giữa Nghệ thuật thuyết trình và Nghệ thuật kể chuyện được thể hiện trong cuốn sách này.

Một bài thuyết trình thuyết phục được đánh giá dựa trên 5 yếu tố sau đây mà tác giả đã miêu tả kỹ lưỡng và đưa ra những dẫn chứng cụ thể:

Ethos: Tính Tin cậy

Pathos: Tính xúc cảm

Logos: Tính lý luận

Kairos: Tính thời điểm

Tapos: Tính mục đích

Không biết từ khi nào người ta đã biết cách lồng ghép câu chuyện vào trong bài thuyết trình của mình. Có lẽ bắt đầu từ rất lâu, cách đây hơn 2000 năm khi Aristole chứng minh rằng việc kết nối cảm xúc với tác giả sẽ gia tăng hiệu quả của bài thuyết trình. Ngày nay, hình thức thuyết trình bằng câu chuyện đã rất phổ biến trên các sân chơi thuyết trình chuyên nghiệp như TED talks hoặc Toastmaster. Các diễn giả này sử dụng phương pháp lồng ghép câu chuyện vào trong bài thuyết trình của mình. Khi làm điều này họ kết nối với khán giả tốt hơn, gia tăng lòng tin của khán giả qua những câu chuyện và trải nghiệm chân thật của người nói. Đồng thời những câu chuyện hay tạo nên những cảm xúc thú vị cho khán giả và khiến bài trình bày sống động hơn. Có lẽ vì vậy mà Bryan Stevenson, diễn giả đặc biệt đã được khán giả đứng lên hoan hô lâu nhất trong lịch sử TED talks vì ông đã giành 65% thời gian thuyết trình chỉ để kể chuyện. Jon Jandai dành gần 15 phút để kể cho thính giả nghe chuyện về những chiêm nghiệm trong cuộc đời ông. Những lập luận rất đơn giản, nhưng khi ông kết thúc “bài nói” thì mọi người đều nhớ đến ông.

Do đó cách đơn giản đầu tiên chúng ta có thể ứng dụng trong phương pháp thuyết trình bằng câu chuyện là lồng ghép một câu chuyện phù hợp vào bài thuyết trình của mình để đạt chủ đích thuyết trình.

Khi tôi làm việc với khách hàng cũng như khi chia sẻ trong các chương trình đào tạo về thuyết trình, những câu hỏi tôi thường xuyên nhận được: Làm thế nào để không quên bài khi thuyết trình? Làm sao để nói chuyện có đầu có đuôi? Làm sao để nói chuyện thuyết phục? Làm sao để nói mà người nghe hiểu ý của mình? Làm sao để khi thuyết trình, cấp trên cắt ngang vẫn còn nhớ cần phải nói gì tiếp? Tôi nhận thấy những câu hỏi này đều liên quan đến một khía cạnh rất quan trọng, đó là cách cấu trúc bài thuyết trình sao cho dễ nhớ và thuyết phục. Chúng ta có thể hình dung về cấu trúc bài thuyết trình cũng giống như cấu trúc một ngôi nhà vậy. Trước khi chúng ta quyết định xây một ngôi nhà đẹp thì nền móng của ngôi nhà cần vững chắc dựa trên cấu trúc bản vẽ cụ thể. Dù nhiều người thợ đang cùng nhau xây nhà, nhưng họ đều hiểu rõ mình cần làm gì. Người thuyết trình cũng vậy, dù khán giả có chen ngang hay có chuyện gì xảy ra, người thuyết trình cũng phải nắm rất chắc mình đang nói ở phần nào, sắp tới là phần nào. Tôi nhận thấy điều này không khó và chúng ta có thể bắt đầu bằng việc sắp xếp bài nói theo một trật tự có chủ đích.

Tại sao lại là con số 3 mà không phải là 4 hay 5. Không có một quy định cụ thể nào quy định điều đó, nhưng từ trước đến nay, người ta thấy rằng nguyên tắc “con số 3” rất hữu ích trong các bài thuyết trình và giao tiếp ở mọi tình huống khác nhau.

– Cấu trúc 1,2,3: Thứ nhất – Thứ hai – Thứ ba

Cấu trúc này cực kì hiệu quả khi chúng ta muốn trình bày thông tin theo cách có trật tự và rõ ràng từng ý, từng phần. Từ đó người nghe sẽ dễ dàng tiếp nhận và ghi nhớ rõ thông tin.

– Cấu trúc 3W: What – So what – Now what

• What: Vấn đề là gì?
• So what: Vấn đề này quan trọng như thế nào?
• Now what: Giải pháp bây giờ là gì?

Đây là cấu trúc ba câu hỏi được phát triển bởi Rolfe và cộng sự năm 2001. Cấu trúc này sẽ hiệu quả khi muốn trình bày thông tin theo trật tự có trước có sau. Từ đó, kết nối các luận điểm để dẫn dắt đến phần cuối là đưa ra lời kêu gọi hành động. Đây là cấu trúc được ứng dụng khi muốn thuyết phục ai đó. Cấu trúc này được đại học Stanford đề ra và áp dụng phổ biến.

– Cấu trúc PSB: Problem – Solution – Benefit

Người thuyết trình sẽ bắt đầu bằng cách đưa ra một vấn đề và từ đó trình bày giải pháp thích hợp để giải quyết vấn đề hiện tại của người nghe.

– Cấu trúc ESB: Expectation – Solution – Benefit

Đây là cấu trúc tác giả tạo ra dựa trên cấu trúc PSB. Vì tác giả nhận thấy khi thuyết phục người khác, ngoài việc thấu hiểu vấn đề của người nghe, chúng ta cũng cần làm rõ kì vọng của họ. Đây là cách trình bày tập trung vào các kì vọng của khách hàng.

– Các cấu trúc biến tấu của ESB hay PSB bao gồm:

• Cấu trúc PPF
• Cấu trúc Pros – Cons – Recommendation
• Cấu trúc Bad – Worse – Worst
• Cấu trúc Good – Better – Best
• Cấu trúc Now – Next – Then

Khi ánh đèn sân khấu bật lên, hàng nghìn ánh mắt bên dưới đều tập trung vào bạn. Tim bạn đập nhanh hơn, tay vã mồ hôi, mắt mờ đi và bạn không biết nên bắt đầu từ đâu. Vì lúc này, trong đầu bạn lo lắng là mọi người đang nhìn mình và đánh giá về mình: “Hôm nay mình có chỉn chu không? Quần áo có phù hợp không? Trang điểm có đẹp không? Đầu tóc có gọn gàng không? Giọng mình có dễ nghe không?”… những suy nghĩ ngập tràn tâm trí bạn và làm bạn cảm thấy khó khăn trong việc thuyết trình.

Đó cũng là những khó khăn ban đầu tôi đã gặp phải, nhưng khi đi qua con đường này một thời gian đủ dài, thì điều tôi muốn chia sẻ với bạn là “Hãy bỏ cái tôi của mình đi”. Chúng ta không phải người hùng trên sân khấu. Khán giả tới đây không phải để rảnh rỗi đánh giá bạn, họ tới để mong đợi những điều hữu ích hơn. Vì vậy thay vì tập trung suy nghĩ về bản thân, hãy suy nghĩ làm thế nào để mang lại những điều hữu ích nhất cho khán giả. Khán giả mới là những nhân vật chính trong buổi thuyết trình. Bạn không phải là người hùng trên sân khấu với trang phục lộng lẫy.

Một trong những “khán giả” khó chinh phục nhất chính là những vị lãnh đạo trong công ty. Và nếu chúng ta chinh phục được nhóm khán giả này thì sẽ mở ra rất nhiều cơ hội thành công trong sự nghiệp. Trong suốt quá trình làm việc tại các doanh nghiệp lớn đầu ngành và hơn 13 năm nghiên cứu học hỏi và phát triển trong lĩnh vực về lãnh đạo và giao tiếp truyền cảm hứng, tác giả Bùi Thị Ngọc Thu đã đúc kết một số kinh nghiệm về “thuyết trình với lãnh đạo cấp cao”.

Hiển nhiên là họ cũng có 24 giờ mỗi ngày, nhưng với vai trò lãnh đạo cấp cao, họ phải xử lý nhiều việc quan trọng hơn. Và vì vậy, họ sẽ phải ưu tiên, và họ sẽ dễ mất kiên nhẫn cho những bài thuyết trình dài.

* Lời khuyên:

• Hãy đi thẳng vào vấn đề chính
• Trình bày ngắn gọn, có cấu trúc rõ ràng
• Trình bày xong, hãy đưa ra lời kiến nghị hành động với họ.

Lãnh đạo cấp cao có quá nhiều việc cần phải xử lý một lúc và vì vậy họ dễ mất kiên nhẫn nên không nắm được bức tranh tổng thể về nội dung trình bày của bạn. Họ có thể ngay lập tức đặt câu hỏi, và ngay khi bạn vừa trình bày họ đã dự đoán các nội dung tiếp theo và có câu trả lời trong đầu rồi.

* Lời khuyên:

•  Cho họ thông tin tổng quát là bạn sẽ trình bày trong bao lâu.
• Quan trọng hơn là luôn dành thời gian để cho họ hỏi. Nếu bạn được sắp xếp để trình bày trong 30 phút, thì bạn hãy cố gắng rút ngắn thời gian nói xuống 5 phút, 25 còn lại dành cho hỏi đáp. Đó là nguyên tắc 30:5. Khi lãnh đạo cấp cao biết rằng: họ chỉ cần nghe bạn nói trong 5 phút, và sau đó có tới 25 phút để hỏi đáp. Họ sẽ sẵn lòng nghe bạn nói và không cắt ngang.

Khán giả cấp cao sẽ không trì hoãn hay chờ đợi tới phần hỏi đáp. Họ cần đặt câu hỏi ngay lập tức để làm rõ vấn đề. Và chỉ khi họ rõ vấn đề thì bạn mới có cơ hội thuyết phục họ.

* Lời khuyên:

• Thay vì tìm cách để họ không hỏi chen ngang thì chúng ta cần chuẩn bị tâm thế “chào đón sự chen ngang”.
• Sự chen ngang là cơ hội để bạn tương tác nhiều hơn với khán giả, là cơ hội để bạn hiểu rõ điều họ đang thực sự bận tâm.
• Chuẩn bị bài ngắn gọn với cấu trúc các phần rõ ràng để ngay cả khi “được chen ngang”, bạn cũng nắm rõ là mình đang nói phần nào, và phần tiếp theo là gì.

Nhà lãnh đạo cấp cao cần nghe một bức tranh tổng thể để họ có thể nắm rõ toàn bộ câu chuyện và ý tưởng của bạn. Do đó, đừng quá sa đà vào chi tiết. Điều này sẽ khiến khán giả không nối ghép được ý tưởng của bạn. Và họ sẽ dễ dàng đặt câu hỏi để đào sâu chi tiết. Từ đó, bạn không có thời gian chia sẻ hết ý tưởng tổng thể của mình.

*Lời khuyên:

• Thuyết trình tổng thể về ý tưởng theo một cấu trúc rõ ràng có chủ đích. Từ đó giúp lãnh đạo cấp cao hình dung toàn bộ ý tưởng của bạn. Thậm chí, bạn hoàn toàn có thể trình bày nhanh ý tưởng trong 3 phút.
• Chuẩn bị sẵn các số liệu, nghiên cứu báo cáo và tách thành phần “phụ lục”. Khi trình bày xong ý tưởng, hãy chia sẻ thêm các số liệu này, hoặc mở lên khi lãnh đạo cấp cao đặt câu hỏi. Điều này sẽ giúp bạn ghi điểm với “vị khán giả khó tính” vì sự chuẩn bị chu đáo của bạn.

Khi khoa học đã chứng minh tính hiệu quả của nghệ thuật kể chuyện, đó cũng là lúc người ta bắt đầu áp dụng nghệ thuật kể chuyện vào nhiều ngành nghề hơn, phổ biến hơn cả là ngành làm phim và tiếp thị.

Theo trang OneSpot, 92% người tiêu dùng muốn các thương hiệu tạo ra các quảng cáo giống như một câu chuyện. Điều đó đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp nếu muốn khách hàng quan tâm nhiều hơn tới công ty mình thì cần học cách trình bày một câu chuyện hấp dẫn.

Bạn cần xác định loại câu chuyện phù hợp, phân tích đối tượng mục tiêu, lựa chọn phương tiện truyền thông để có thể “kể chuyện” một cách hiệu quả. Dựa trên các bằng chứng khoa học đã được chứng minh, ngày nay nghệ thuật kể chuyện được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như:

Bán hàng: Thuyết phục người nghe mua sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp, phân biệt được điểm khác nhau và giá trị cốt lõi trong sản phẩm của bạn với các đối thủ cạnh tranh.

Quảng cáo: Quảng bá và tăng cường nhận thức của khách hàng mục tiêu về sản phẩm/dịch vụ/thương hiệu doanh nghiệp.

Chính trị: Chia sẻ một thông điệp và vấn đề đạo đức trong xã hội, mang đến cho doanh nghiệp những người ủng hộ mới.

Tiếp thị: Thu hút sự chú ý của đối tượng mục tiêu, để tạo ra nhu cầu cho các sản phẩm hoặc dịch vụ doanh nghiệp và xây dựng mối quan hệ dựa trên lòng trung thành.

Xây dựng thương hiệu cá nhân: Thiết lập danh tiếng bằng cách nêu bật những thế mạnh, kiến thức, phẩm chất và kỹ năng của một người.

Đặc biệt, trong phần này chuyên gia đã giới thiệu Công thức 3C bao gồm Context – Conflict – Conclusion giúp bạn xây dựng kịch bản cho mọi câu chuyện mà bạn muốn kể.

Theo khuôn mẫu của Joseph Campbell, người hùng của chúng ta sẽ trải qua hành trình gồm hai phần của thế giới: Thế giới bình thường nơi người anh hùng đang sống và Thế giới đặc biệt nơi người hùng sẽ thực hiện một sứ mệnh đặc biệt nào đó. Hành trình qua hai phần thế giới này thường bao gồm ba phân cảnh chính:

Phân cảnh 1: Khởi hành.

Phân cảnh 2: Chiến đấu.

Phân cảnh 3: Trở về.

Sau khi tìm hiểu mô hình rút gọn của Christopher Vogler, tác giả đã nhận thấy tính ứng dụng cao của nó trong nhiều lĩnh vực. Mô hình đó gồm 12 bước như sau:

The normal world (Thế giới bình thường) – The call (Lời kêu gọi) -The mentor (Người hỗ trợ) – The departure (Khởi hành) – The trials (Thử thách) – The approach (Thử thách tăng dần) – The crisis (Chết hay tái sinh) – The reward (phần thưởng) – The result (Kết quả) – The return (Trở về) – The new life (Cuộc sống mới) – The resolution (Bước vào hành trình mới).

Với Nghệ thuật thuyết trình bằng câu chuyện bạn sẽ thấy được tầm quan trọng của nghệ thuật kể chuyện đối với nhiều ngành nghề khác nhau. Các kiến thức và nội dung trong cuốn sách này không dành cho một đối tượng cụ thể hay lĩnh vực cụ thể nào, mà nó dành cho tất cả các độc giả khi muốn thuyết phục một điều gì đó với người nghe.

Bạn sẽ cảm thấy vô cùng thú vị khi mô hình: Hành trình người hùng bạn vừa được tiếp cận lại có thể ứng dụng trong ngành tiếp thị hay đào tạo. Nếu bạn đang băn khoăn không biết làm thế nào để tiếp cận khách hàng hay làm thế nào để khai thác tối đa tiềm năng từ học viên của mình. Cuốn sách này là dành cho bạn.

Bên cạnh đó tác giả cũng mang đến cho người đọc những cấu trúc rút gọn và biến tấu từ Hành trình người hùng, những cấu trúc nâng cao và sáng tạo giúp chúng ta dễ dàng áp dụng trong những hoàn cảnh khác nhau.

Và tôi thực sự ấn tượng bởi cấu trúc “củ hành tây”  hay còn gọi là truyện lồng truyện. Simon Sinek đã có bài chia sẻ rất thành công trên TED Talks về chủ đề “Why” và thật bất ngờ, những khán giả như tôi đã bị thuyết phục hoàn toàn bởi cấu trúc “củ hành tây” mà ông sử dụng.

Một trong số những kỹ thuật ấy là CÔNG THỨC 4P: Bí quyết biến giọng nói trở nên cuốn hút khi thuyết trình.

Một câu chuyện được kể bình thường với một câu chuyện hay sẽ khác nhau ở giọng nói của người kể chuyện. Chúng ta sẽ chú ý vào bốn yếu tố về giọng nói trong công thức 4P sau đây:

Pace – Tốc độ nói: Phần nào trong câu chuyện thì sẽ nói nhanh, phần nào nói chậm, phần nào nói bình thường. Gợi ý: Những phần thể hiện cảm xúc buồn, chúng ta nên kể chuyện chầm chậm, giúp người nghe tham gia vào câu chuyện, giúp người kể có khoảng lặng để thổi cảm xúc của mình vào trong đó. Những phần kêu gọi hành động, chia sẻ thông điệp câu chuyện thì giọng nói cần mạnh mẽ hơn, thể hiện sự tin tưởng vào lời kêu gọi hành động.

Pause – Khoảng dừng: Một câu chuyện hay thì luôn có khoảng dừng đúng chỗ và hợp lý. Kể chuyện không phải là đọc hoặc nói liên tục như trình bày báo cáo! Khoảng dừng sẽ giúp lấy cảm xúc của khán giả, tạo sự tò mò hồi hộp khi nghe câu chuyện. Khoảng dừng cũng là cách giúp người kể chuyện làm chủ mạch cảm xúc và giọng nói của mình. Tùy theo tình huống và nội dung chuyện, khoảng dừng có thể dao động trung bình trong ba giây. Có một số trường hợp đặc biệt, khoảng dừng có thể lên tới bảy giây.

Sử dụng thành thạo khoảng dừng sẽ giúp bạn loại bỏ những từ thừa không cần thiết như “ừm”, “ờ”… Khoảng dừng cũng là cơ hội rất tốt để khán giả lắng đọng và suy ngẫm.

Pitch – Độ cao: Ở một số câu chuyện, để thu hút người nghe, người kể chuyện sẽ thay đổi tông giọng và đẩy lên cao hơn. Độ cao này thể hiện rõ nét ở những phần câu hỏi. Hoặc ở những từ khóa đặc biệt của câu chuyện.

Projection – Độ xa: Khi kể chuyện trong một không gian rộng, người kể sẽ luyện tập khả năng nói giọng bụng để tạo khoảng xa trong giọng nói, tạo độ vang để những người ngồi phía cuối khán phòng vẫn nghe thấy. Độ xa sẽ tạo điểm nhấn tốt khi kể những câu chuyện truyền động lực hoặc tạo cảm hứng cho người nghe.

Càng đọc đến những phần sau cuốn sách tôi lại càng cảm thấy thú vị. Đặc biệt là Kỹ thuật kể chuyện và làm cho dữ liệu có ý nghĩa. Nếu như bạn là fan cứng của Steve Jobs, Martin Luther King hay các diễn giả nổi tiếng khác trong TED Talks đừng bỏ lỡ những trang cuối vì bạn sẽ có cơ hội được giải mã những kĩ thuật mà họ đã sử dụng để tạo nên những màn thuyết trình xứng đáng đi vào lịch sử.

Đọc xong cuốn sách, tôi cảm thấy thật may mắn vì nó đã đến với tôi vào lúc thích hợp. Trước giờ tôi vẫn luôn trăn trở làm sao để giữ bình tĩnh, kiểm soát ngôn ngữ cơ thể, giao tiếp bằng mắt và tự tin nhất có thể khi đứng trước đám đông. Đặc biệt, là làm sao để khán giả không thể cảm nhận được sự hồi hộp đến nghẹt thở, giọng nói run bần bật như chực khóc và một lời thì thầm như bóng ma choán lấy tâm trí: “Làm ơn cho tôi thoát khỏi nơi đây và những ánh mắt đầy chế giễu kia. Thế giới này thật là tàn nhẫn.”

Sau hành trình dài đi tìm lời giải đáp, tôi không nhận được bất cứ thứ gì cho đến khi tôi đọc cuốn sách này. Hãy tập trung vào nội dung và kể một câu chuyện. Đó là tất cả những gì bạn phải làm giúp bạn kiểm soát tốt mọi thứ.

Tôi thích cuốn sách này. Liệu nó có thực sự hữu ích đối với tôi – sinh viên năm nhất đang loay hoay tìm kiếm công thức để vượt qua ác mộng cuối kì mang tên “Kỹ năng thuyết trình” hay không? Câu trả lời là có. Tôi thích những gì cụ thể và cuốn sách này đã làm tốt điều đó. Thay vì hô hào những lời khuyên sáo rỗng đại loại như “Đừng lo lắng”, “Hãy làm cho bài thuyết trình của bạn trở nên thú vị hơn”… cuốn sách chỉ ra chính xác những công thức giúp bạn thực hiện tất cả những điều đó.

Lời khuyên dành cho bạn: Nghệ thuật thuyết trình bằng câu chuyện không phải là một cuốn sách đọc một lần là xong. Đừng quên hệ thống hóa những gì bạn học được thành những sơ đồ ngắn gọn trong cuốn sổ tay của bạn. Kiên trì áp dụng những phương pháp mà tác giả đưa ra, tôi tin bạn sẽ tạo nên những màn thuyết trình thật sự thuyết phục.

———————–

Review chi tiết bởi: Thuy Duong – Bookademy