Chiến lược giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc hybrid

Mặc dù nhiều công ty ở Mỹ cam kết sẽ yêu cầu nhân viên quay trở lại văn phòng làm việc sau Ngày lễ lao động, nhưng đối với một số công ty, thì điều này có lẽ sẽ không bao giờ trở thành hiện thực. Theo một báo cáo gần đây của Accenture, 83% trong số 9.326 công nhân được khảo sát nói rằng họ thích mô hình làm việc hybrid (được định nghĩa là nhân viên có thể làm việc từ xa từ 25% đến 75% thời gian). Mặc dù phần lớn lực lượng lao động rất ủng hộ mô hình này, cộng với việc nhiều công ty có thể sẽ chuyển sang hướng làm việc hybrid, nhưng tôi cho rằng điều này sẽ khiến việc giao tiếp trong và giữa các phòng ban sẽ trở nên phức tạp hơn bao giờ hết.

Bên cạnh đó, chúng ta còn đang bước vào một “cuộc đại khủng hoảng lao động” (The Great Resignation). Điều này có thể khiến một số công ty gặp khó khăn trong việc giữ chân các nhân viên ưu tú. Theo công bố gần đây của Bộ Lao động, 4,2 triệu người đi làm đã xin thôi việc trong tháng 10.

Giao tiếp là một công cụ hữu hiệu để giúp duy trì động lực, thôi thúc sự hào hứng của nhân viên trên con đường phát triển nghề nghiệp, cũng như giúp họ hình dung ra được vai trò của mình ở công ty trong tương lai. Nếu nhân viên không biết cách giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc hybrid, các công ty sẽ đối mặt với nguy cơ đánh rơi nhân tài vào tay các đối thủ có chính sách đãi ngộ hấp dẫn hơn. Vậy làm thế nào để đảm bảo tất cả mọi người đều hiểu ý nhau dù không làm việc cùng một nơi? Trong phần này, tôi sẽ chia sẻ kinh nghiệm bản thân về cách giao tiếp trong nhóm sao cho phù hợp với bối cảnh làm việc hiện nay.

Xây dựng văn hóa giao tiếp hiệu quả

Mặc dù mỗi người một nơi nhưng cách giao tiếp của nhóm tôi vẫn không thay đổi. Không còn chuyện đi đến bàn của một ai đó để trao đổi hay hỏi han công việc, mà thay vào đó là những tin nhắn liên tục xuất hiện trên những công cụ như Slack. Tuy nhiên, chính điều này lại phát sinh ra một vấn đề mới.

Chúng tôi không chỉ mất đi “những khoảnh khắc giải lao” (watercooler moments – ý chỉ những cuộc trò chuyện vô thưởng vô phạt khi đang tạm nghỉ) với mục đích thắt chặt kết nối và tinh thần đồng đội, mà còn liên tục phải nhận những tin nhắn gây mất tập trung khi đang vào guồng làm việc. Thay vì chỉ kiểm tra email khi có thời gian rảnh, các nhân viên giờ đây chìm ngập trong mớ tin nhắn trên Slack mà họ cảm thấy cần phải trả lời ngay lập tức. Điều này khiến cho sự tập trung của họ bị ngắt quãng, ảnh hưởng đến thời gian xử lý các công việc phức tạp.

Với những lý do trên, người lãnh đạo cần có có những giải pháp ngăn chặn tình trạng trên khi làm việc từ xa, đồng thời cải thiện giao tiếp hiệu quả giữa các nhóm. Chẳng hạn, theo tôi, trao cơ hội theo dõi công việc (job shadowing) cho những nhân viên muốn học hỏi về một vị trí nhất định sẽ có lợi hơn cho quá trình phát triển nghề nghiệp của họ, thay vì chỉ hỏi đáp một lần rồi thôi. Khi quan sát người khác làm việc, nhân viên không chỉ hiểu rõ hơn về quy trình thực hiện, mà còn mạnh dạn hơn khi đảm nhiệm các công việc khó hơn.

Ngoài ra, người lãnh đạo có lên lịch các cuộc họp 1-1 trong vòng 15 phút mỗi tháng, để hiểu thêm về công việc cũng như bất kỳ vấn đề nào mà nhân viên cảm thấy không thoải mái khi chia sẻ với cả nhóm. Đối với tôi, đó là những buổi “cập nhật tình hình”. Thông qua đó, tôi có thể biết được đâu là cách làm việc hiệu quả, đâu là điểm mà nhóm của tôi cần cải thiện, cũng như là một kênh chia sẻ gần gũi để bất kỳ ai cũng có thể nêu lên các vấn đề mà họ đang băn khoăn. Bằng việc trao đổi thường xuyên với những nhân viên không thường xuyên làm việc trực tiếp với mình, bạn có thể xây dựng một văn hóa giao tiếp mở, mà tại đó nhân viên được cho phép và khuyến khích chia sẻ.

Xây dựng quan hệ thực chất và ghi nhận thành quả

Các nhà lãnh đạo đôi thường quá tập trung vào việc đạt mục tiêu, nhưng trong môi trường làm việc hybrid hoặc từ xa, cách làm việc này có thể khiến việc giao tiếp trở thành một cuộc trao đổi sòng phẳng. Điều này giống việc nhân viên được sếp giao nhiệm vụ, rồi sếp sẽ nhận xét sau khi nhân viên làm xong và kết thúc bằng việc nhân viên chuyển sang công việc khác.

Cách làm việc này có thể làm mất đi sự kết nối giữa người và người, cũng như cơ hội để hiểu hơn về bản thân người nhân viên đó. Đặc biệt, đối với các bạn trẻ mới đi làm, thì điều này sẽ gây ra chán nản khi các bạn vừa chân ướt chân ráo đi làm đã phải làm từ xa và không có cơ hội trao đổi trực tiếp với người quản lý trực tiếp.

Vì vậy, điều đầu tiên mà bạn cần làm là dành thời gian để đưa ra những góp ý xây dựng và trao đổi thẳng thắng trong quá trình làm việc. Thậm chí, người lãnh đạo giỏi còn ghi nhận nỗ lực của những nhân viên tiến bộ bằng cách khen ngợi trước tập thể hoặc qua trao đổi riêng.

Không những vậy, việc ghi nhận thành tích và xây dựng môi trường giao tiếp mở còn là một công cụ hữu hiệu để giảm thiểu tình trạng burnout (kiệt sức về thể chất lẫn tinh thần). Theo khảo sát của Deloitte về tình trạng burnout tại nơi làm việc, nguyên nhân hàng đầu dẫn gây ra tình trạng trên là do thiếu sự hỗ trợ và ghi nhận từ cấp lãnh đạo. Thêm vào đó, gần 70% người đi làm được khảo sát cảm thấy công ty không nỗ lực hết sức để ngăn chặn hoặc khắc phục tình trạng burnout, với 21% cho rằng không có bất kỳ chính sách hay chương trình nào tập trung giải quyết vấn đề này.

Bên cạnh những điều trên, một người lãnh đạo giỏi nên thẳng thắng chia sẻ với nhân viên về những khó khăn của bản thân, cũng như cách họ duy trì sức khỏe tinh thần và cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Trong bối cảnh đại dịch còn tiếp diễn, cùng với xu hướng làm việc hybrid, nhân viên sẽ còn chịu nhiều áp lực hơn nữa. Do đó, tôi cho rằng việc người lãnh đạo cần cảm thông và chia sẻ với nhân viên là điều quan trọng hơn bao giờ hết.

Công việc của người lãnh đạo không chỉ đơn thuần là quản lý, phân công, hướng dẫn thực hiện công việc, mà còn là thấu cảm, quan tâm đến những người đồng hành cùng mình. Đó mới chính là cách thức để xây dựng văn hóa giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc, cho dù làm việc trực tiếp, hybrid hay từ xa.

Đây là những nội dung hữu ích được chia sẻ bởi Denise Broady, CMO của Appian, một nền tảng low-code dành cho doanh nghiệp. Nora Academy đã lược dịch các nội dung này với mục tiêu mang đến nhiều góc nhìn mới mẻ, hữu ích cùng với các giải pháp thực tế để giúp các doanh nghiệp Việt Nam có chiến lược giao tiếp hiệu quả trong chính môi trường Hybrid hiện tại cho doanh nghiệp mình.

NORA ACADEMY, học viên giao tiếp và kể chuyện doanh nghiệp luôn nỗ lực mang đến cho học viên nguồn tài nguyên phong phú và vô cùng tiện lợi: từ Sách, Mobile App học tập, Biểu mẫu, Video, Podcast, Bài viết,… tất cả hoàn toàn có đầy đủ trên nora.edu.vn. Giờ đây học viên có thể học tập tại bất kỳ đâu cùng học viện NORA. Đây cũng chính là giá trị đầy tự hào NORA muốn mang đến cho Học viên cũng như Quý Doanh nghiệp.

Khóa học sắp diễn ra: DATA STORYTELLING – NGHỆ THUẬT KỂ CHUYỆN DỮ LIỆU