Theo báo cáo của công ty tư vấn The Grossman Group trên phạm vi 400 công ty và 100,000 nhân sự, việc giao tiếp không hiệu quả tại nơi làm việc tiêu tốn của mỗi doanh nghiệp khoảng 62,4 triệu đô mỗi năm. Một nghiên cứu khác của Think Talent cũng chỉ ra rằng, nhân viên làm việc trong những tổ chức có văn hoá giao tiếp hiệu quả (thông tin thông suốt giữa các phòng ban và có sự tập trung hoá thông tin), có khả năng làm việc hiệu quả hơn 3,5 lần.

Như vậy rõ ràng, văn hoá giao tiếp ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc của nhân sự và sự phát triển của doanh nghiệp. Người Việt Nam nói riêng, châu Á nói chung, có một vài đặc điểm tương đối khác biệt trong giao tiếp: đề cao tính cấp bậc, giao tiếp dựa trên cảm tính, trọng sự hòa thuận,.. Vậy doanh nghiệp Việt nên tận dụng những đặc điểm này như thế nào để xây dựng văn hoá giao tiếp lành mạnh, hiệu quả, cởi mở? 

Để trả lời câu hỏi này, NORA đã có cuộc trao đổi cùng chị Ái Nguyệt. Chị Nguyệt là Giám đốc Nhân sự giàu kinh nghiệm với hơn 25 năm giữ vai trò quản lý và chiến lược trong các ngành tài chính tiêu dùng, bảo hiểm, CNTT và FMCG lớn.

 

Mục đích sau cùng của văn hoá giao tiếp 

Văn hoá giao tiếp là một khía cạnh quan trọng nằm trong văn hoá doanh nghiệp. Cách cấp trên trao đổi với cấp dưới, cách các nhân sự giao tiếp với nhau, cách đội nhóm thảo luận trong một cuộc họp,… tất cả những cuộc hội thoại hàng ngày đều biểu lộ chất lượng văn hoá giao tiếp trong tổ chức. Suy cho cùng, mục đích của văn hoá doanh nghiệp không chỉ để nhân viên hài lòng, mà xa hơn là giúp công ty phát triển bền vững, đạt được tầm nhìn, sứ mệnh và những mục tiêu đã đặt ra. Văn hoá giao tiếp không đi lệch khỏi những mục tiêu đó.  

Văn hoá giao tiếp có thể được hình dung như một hệ thống giao thông. Hệ thống giao thông hiệu quả là khi giao thông liền mạch, hạn chế tối đa tắc nghẽn và những sự cố khác. Trong doanh nghiệp cũng vậy, văn hoá giao tiếp hiệu quả là khi thông tin được cập nhật liên tục, minh bạch, đa chiều, giúp ích cho quá trình đưa ra quyết định của các thành viên trong tổ chức.

Sau cùng, văn hoá doanh nghiệp và văn hoá giao tiếp đều được thiết lập để gắn kết đội nhóm, xây dựng hệ tư duy chung, từ đó nâng cao hiệu quả công việc. 

Những hành vi giao tiếp cần chú ý 

Để xây dựng văn hoá giao tiếp hiệu quả, doanh nghiệp cần thấu hiểu các xu hướng giao tiếp hiện có trong tổ chức. Từ sự thấu hiểu này, doanh nghiệp sẽ tìm ra cách thức để nâng cao sự hợp tác giữa các thế hệ nhân sự, xây dựng văn hoá giao tiếp chân thành cởi mở. Dưới đây là một vài hành vi giao tiếp cần chú ý: 

• Đề cao tính cấp bậc trong giao tiếp: Tính cấp bậc này được thể hiện rõ ràng qua cách xưng hô có trên có dưới: “anh”, “chị”, “cô”, “chú”… thay vì cách xưng hô ngang hàng như nhiều ngôn ngữ khác. Mọi người thường giữ sự tôn trọng nhất định với những người hơn tuổi, hoặc ở vị trí cao hơn mình. ​​Điều này tạo nên phong cách giao tiếp tôn trọng lịch sự trong tổ chức. Thế hệ trẻ tuổi được tạo điều kiện để học hỏi kinh nghiệm từ những người lớn tuổi hơn. Tuy nhiên, đôi khi, chính vì có những sự ngưỡng mộ nhất định với người đi trước, các bạn trẻ lại không dám cởi mở, ngần ngại trong chia sẻ, nhất là khi họ có những quan điểm trái chiều. Vì vậy, tính cấp bậc nên đi kèm với sự cởi mở, khuyến khích sự khác biệt bởi thế hệ trẻ là khởi nguồn của nhiều sự sáng tạo, nhiều nguồn năng lượng mới cho tổ chức.
• Giao tiếp dựa trên cảm tính: Một đặc điểm khác là trong các cuộc tranh luận, nhiều người không dựa trên dữ liệu, bằng chứng thực tế, mà hoàn toàn dựa trên cảm tính, những quan sát và trải nghiệm cá nhân. Do không có dữ liệu làm quy chuẩn, các cuộc tranh luận thường dễ đi đến công kích cá nhân, không tìm được tiếng nói chung. Tranh luận là điều cần thiết để tìm ra giải pháp tốt nhất cho đội nhóm và doanh nghiệp. Thế nhưng, để tranh luận hiệu quả, các nhân viên trong tổ chức cần học cách giảm bớt sự cảm tính, kiểm tra lại dữ liệu và những thông tin khách quan để lập luận vấn đề một cách chặt chẽ nhất.
• Tập trung vào nguyên nhân thay vì giải pháp: Khi có vấn đề phát sinh, nhiều người vẫn có xu hướng đào sâu vào nguyên nhân: “tại sao lại có vấn đề này?”, “chuyện này xảy ra là lỗi của ai?”. Trong khi đó, mục đích sau cùng của các cuộc hội thoại là tìm ra giải pháp, xác định kế hoạch hành động để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và nhanh gọn nhất.

Công thức tạo lập văn hoá giao tiếp lành mạnh trong doanh nghiệp

​​Nhận biết được những đặc điểm giao tiếp này, việc của chúng ta là cần tạo dựng một môi trường giao tiếp tích cực, nơi mọi người cảm thấy đủ an toàn để cởi bỏ sự dè dặt, đủ khích lệ để nói lên quan điểm của riêng mình, đủ lành mạnh để giảm thiểu tối đa tình trạng công kích cá nhân. Để làm được điều này, từ kinh nghiệm quản lý nhân sự cho nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, chị Nguyệt gọi tên 5 yếu tố thiết lập một văn hoá giao tiếp tích cực, lành mạnh cho tổ thức. 

Văn hoá giao tiếp lành mạnh = Thiết lập mục tiêu rõ ràng + Sử dụng dữ liệu + Giao tiếp đa chiều + Lãnh đạo làm gương + Thực hành liên tục

Yếu tố thứ nhất là thiết lập mục tiêu rõ ràng. Ngoại trừ các cuộc trò chuyện phiếm bên lề, những cuộc hội thoại liên quan đến công việc đều nên có một mục tiêu rõ ràng. Ví dụ, trước mỗi cuộc họp, tất cả các thành viên đều cần thống nhất về kết quả mong muốn đạt được từ cuộc họp. Kết thúc buổi họp, mọi người đều cần biết được mình phải làm gì tiếp theo. Mục tiêu rằng sau mỗi cuộc hội thoại, mọi người đều có được cảm giác sáng tỏ, rõ ràng, chứ không phải cảm giác mơ hồ không hiểu chuyện gì vừa xảy ra. Để có được điều này, doanh nghiệp cần có sự minh bạch trong thông tin, để tất cả nhân sự đều hiểu được mình đang ở đâu, công ty đang có những mục tiêu nào và đang cần vượt qua những thách thức gì. Khi có mục tiêu rõ ràng, doanh nghiệp và đội nhóm cũng sẽ xác định được thông điệp rõ ràng cho cả quá trình truyền thông. 

Yếu tố thứ hai là sử dụng dữ liệu trong giao tiếp, đặc biệt là trong các cuộc tranh luận. “Nói có sách, mách có chứng”. Việc sử dụng dữ liệu, bằng chứng cụ thể trong một cuộc trò chuyện sẽ khiến cho thông điệp truyền đi có tính thuyết phục và khách quan, giảm thiểu tối đa cảm giác công kích cá nhân với người đối diện. Chúng ta đang sống trong thời đại của dữ liệu, các quyết định mà doanh nghiệp đưa ra nên được chứng thực bởi những dữ liệu hiện có, chứ không phải dựa trên quan điểm hay chính kiến cá nhân. Để làm được điều này, trước tiên, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống dữ liệu tập trung, có các báo cáo dữ liệu rõ ràng để khi cần, mọi nhân sự có thể truy cập và trích xuất dữ liệu cần thiết. Hệ thống dữ liệu đó cần đủ tinh gọn, trình bày rõ ràng dễ hiểu, chứa đủ các trường thông tin cần thiết với từng phòng ban.

Yếu tố thứ ba là giao tiếp đa chiều. Giao tiếp đa chiều là việc những người có liên quan được quyền biết thông tin và được quyền trao đổi ý kiến. Nhờ vậy, mọi người cảm thấy mình là một phần của tổ chức, cảm thấy quan điểm của mình được tôn trọng và lắng nghe. Khi đó, doanh nghiệp vừa có thêm nhiều góc nhìn, nhân viên lại tăng cường tính gắn kết. Để làm được điều này, có hai kỹ năng quan trọng mà nhân sự cần phát triển: kỹ năng lắng nghe, và kỹ năng đặt câu hỏi. Kỹ năng lắng nghe chú tâm, không phán xét sẽ giúp bạn hiểu được những gì đang xảy ra, từ đó có sự phản hồi phù hợp. Kỹ năng đặt câu hỏi giúp bạn đào sâu vấn đề, gợi mở các giải pháp. 

Yếu tố thứ tư là lãnh đạo làm gương. Hơn ai hết, lãnh đạo nên là người đầu tiên thực hành giao tiếp rõ ràng, có mục tiêu, cởi mở chân thành. Giả sử, doanh nghiệp muốn xây dựng văn hoá giao tiếp dựa trên dữ liệu, lãnh đạo cần là người đầu tiên sử dụng dữ liệu trong các cuộc họp, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, đưa dữ liệu vào các cuộc hội thoại hàng ngày với nhân viên. Sau đó, để khuyến khích nhân viên lan rộng văn hoá này, lãnh đạo nên có các cơ chế ghi nhận khen thưởng những nhân viên có hành vi đúng, khuyến khích những sự thay đổi tích cực, tạo môi trường an toàn để tất cả mọi người được tự do chia sẻ quan điểm theo những nguyên tắc chung đã được thống nhất.

Yếu tố cuối cùng là thực hành liên tục. Bất cứ đặc điểm nào bạn muốn đưa vào văn hoá của doanh nghiệp cũng cần thời gian thực hành và cải thiện liên tục. Trên thực tế, có những doanh nghiệp phải mất đến 6 tháng để tạo dựng được thói quen giao tiếp dựa trên dữ liệu. Trong quá trình đó, cả lãnh đạo và nhân viên cần học hỏi mỗi ngày, từng bước học cách phân tích dữ liệu sao cho khoa học nhất, cải thiện hệ thống báo cáo dữ liệu để phục vụ tốt nhất nhu cầu của từng phòng ban, học cách đưa dữ liệu vào các cuộc hội thoại hàng ngày. 

Sau cùng, chúng ta cần hiểu rằng, thay đổi chưa bao giờ là điều dễ dàng, nhưng thay đổi nào cũng cần một bước đi đầu tiên. Để mạch giao tiếp trong doanh nghiệp được lưu thông thuận lợi, lãnh đạo và người làm nhân sự cần nhận thức rõ về tầm nhìn mà công ty đang hướng tới, lựa chọn những đặc điểm giao tiếp phù hợp, sau đó kiên trì bền bỉ “nuôi dưỡng” những hành vi đó. 

 

—-

Doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm về dịch vụ, tư vấn cũng như hợp tác, vui lòng liên hệ:

Hotline: 0909 428 647 hoặc email: hello@nora.edu.vn

Trân trọng cảm ơn,

NORA ACADEMY – Business Storytelling & Communication

#nora #noraacademy #TheTalk #BizCom #BizPresentation #BizStorytelling #phongvanchuyengia