Chuyển hoá doanh nghiệp theo định hướng dữ liệu – Quy trình và bài học thành công

Chúng ta đang sống trong kỷ nguyên của dữ liệu. Trong kỷ nguyên ấy, hầu hết các doanh nghiệp đều mong muốn tận dụng hiệu quả tất cả các dữ liệu sẵn có để đưa ra những quyết định chính xác và hiệu quả nhất. Theo McKinsey Global Institute, so với các doanh nghiệp thông thường, các doanh nghiệp định hướng dữ liệu (data-driven organization) có khả năng giành khách hàng mới cao hơn 23 lần, có khả năng giữ chân khách hàng cao hơn 6 lần và có khả năng sinh lời cao hơn 19 lần.

Thế nhưng, với nhiều doanh nghiệp, câu chuyện chuyển hoá thành một tổ chức định hướng dữ liệu vẫn là một hoài bão chưa biết bao giờ mới thực hiện được. Để giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về bản chất của một doanh nghiệp định hướng dữ liệu, quy trình xây dựng cũng như những khó khăn thường gặp trên hành trình này, NORA đã có cuộc phỏng vấn sâu cùng anh Sơn Nguyễn – Hiện là Trưởng phòng Khoa học Dữ liệu tại Pharmacity. Anh Sơn từng có hơn 14 năm trong lĩnh vực dữ liệu, từng tư vấn cho nhiều doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.

Nora The Talk Banner A Son Nguyen

 

Nhận diện một doanh nghiệp định hướng dữ liệu

Theo anh Sơn, doanh nghiệp định hướng dữ liệu là doanh nghiệp mà dữ liệu đóng vai trò chính trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Tất cả các quy trình, các quyết định, các biện pháp cải tiến,… đều được đưa ra dựa trên nền tảng dữ liệu.

Với những doanh nghiệp thông thường (không theo định hướng dữ liệu), họ thường không có hệ thống báo cáo dữ liệu để hỗ trợ việc đưa ra quyết định. Hầu hết những doanh nghiệp này đưa ra quyết định dựa trên kinh nghiệm, trên ý kiến chủ quan của người lãnh đạo. Trong khi đó, với doanh nghiệp phát triển theo định hướng dữ liệu, chúng ta có thể nhận diện qua bốn dấu hiệu sau:

  • Có khả năng ra quyết định nhanh chóng. Với doanh nghiệp định hướng dữ liệu, họ có hệ thống dữ liệu báo cáo đã được làm sạch, tinh gọn để giúp người xem dễ dàng hiểu chi tiết những gì đã và đang diễn ra. Chính vì vậy, họ có thể đưa ra những quyết định nhanh chóng, sát với những biến động trên thị trường.
  • Văn hoá ra quyết định dựa trên dữ liệu. Với các tổ chức định hướng dữ liệu, tất cả các phòng ban, tất cả các nhân viên của tổ chức đều có thói quen ra quyết định dựa trên dữ liệu. Ví dụ tại Pharmacity, định hướng dữ liệu (data-driven) được coi là giá trị cốt lõi của công ty. Vào mỗi buổi sáng, tất cả các nhân viên công ty đều đọc lại giá trị cốt lõi này. Vì vậy, việc ra quyết định dựa trên dữ liệu ăn sâu vào hành động, tâm trí và tất cả các quyết định hàng ngày của nhân viên Pharmacity.
  • Dữ liệu hiện diện ở khắp mọi nơi. Bước vào một doanh nghiệp định hướng dữ liệu, bạn sẽ thấy những dashboard, báo cáo dữ liệu ở tất cả các phòng ban. Mọi người thảo luận, trò chuyện với nhau dựa trên thông tin trên những bản báo cáo đó. Họ cũng có những màn hình số ở từng bộ phận để theo dõi và giám sát dữ liệu, không bỏ lỡ bất cứ một nhịp điệu lên xuống nào của thị trường.
  • Có văn hoá chia sẻ dữ liệu, chia sẻ thông tin. Với doanh nghiệp thông thường, từng phòng ban sẽ có xu hướng giữ lại dữ liệu cho riêng mình mà không chia sẻ cho các phòng ban khác. Mỗi phòng ban như một ốc đảo không có mối liên kết chặt chẽ sâu sắc với nhau. Còn đối với một doanh nghiệp định hướng dữ liệu, dữ liệu của phòng ban này có thể là dữ liệu đầu vào hoặc đầu ra của một phòng ban khác. Dữ liệu các phòng ban đều liên kết với nhau, thảo luận trên cùng một bức tranh chung, một bản báo cáo chung. Nhờ đó, các quyết định mà doanh nghiệp đưa ra sẽ chính xác hơn, phù hợp với tình hình thực tế.

Nhiều người cho rằng, việc phát triển doanh nghiệp theo định hướng dữ liệu chỉ phù hợp với những công ty đa quốc gia, những tập đoàn lớn. Thế nhưng, tất cả các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn đều có thể hưởng lợi khi phát triển theo định hướng dữ liệu, bởi doanh nghiệp nào cũng cần phải đưa ra những quyết định mới hàng ngày. Hơn nữa, kể cả những doanh nghiệp nhỏ nhất, họ cũng đều có hệ thống nhập hiệu, hệ thống dữ liệu khách hàng (đơn giản nhất là trên Excel), hệ thống giao dịch,… Thông tin từ những hệ thống đó đều rất hữu ích cho doanh nghiệp, nhất là khi họ cần đưa ra một quyết định mới, một chiến lược mới.

Ba bước chuyển hoá doanh nghiệp định hướng dữ liệu

Để một doanh nghiệp thông thường chuyển thành một doanh nghiệp định hướng dữ liệu, có ba bước cơ bản nhất cần phải đi qua. 

Bước đầu tiên là xác định KPI của từng phòng ban và những chỉ số mà phòng ban đó muốn đo lường. Tất cả các phòng ban sẽ cần có một cuộc họp phản biện để xem mình cần phải đo lường những chỉ số nào. “Track the right thing” (Theo dõi đúng thứ cần theo dõi) là một trong những yếu tố tiên quyết làm nên thành công của một doanh nghiệp định hướng dữ liệu. Ở bước này, từng phòng ban cần căn cứ vào định hướng của doanh nghiệp và nguồn lực hiện có để quyết định những dữ liệu cần phải được thu thập. Ví dụ với phòng marketing, có 2 dữ liệu đang được đặt lên “bàn cân” trong cuộc họp. Thứ nhất là theo dõi hành vi khách hàng để tìm ra giải pháp gia tăng trải nghiệm khách hàng. Thứ hai là theo dõi động thái của đối thủ, xem mỗi ngày họ bán gì, làm gì, thay đổi chiến lược như thế nào. Đặt trong giới hạn nguồn lực, khả năng cao sẽ cần ưu tiên dữ liệu về khách hàng vì khách hàng mới là người tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp. Nếu ngay từ bước đầu tiên, doanh nghiệp chọn sai thông tin cần thu nhập, xác định sai KPI thì cả quá trình chuyển đổi thành một doanh nghiệp định hướng dữ liệu sẽ khó có thể thành công.

Bước thứ hai là xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu và hệ thống báo cáo theo đặc thù từng phòng ban, theo đúng những chỉ số và KPI được quyết định từ bước một. Tại bước này, doanh nghiệp cần có hoặc thuê ngoài một đội ngũ nhân sự có năng lực và hiểu biết sâu về dữ liệu. Nếu không, họ có thể thu thập rất nhiều dữ liệu nhưng lại là những dữ liệu không quan trọng, không dùng được. Hoặc vì không có kinh nghiệm làm báo cáo mà họ lập ra những báo cáo mà người xem không thể hiểu, không thể đưa ra quyết định. Tại bước này, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị chắc chắc về chất lượng đội ngũ nhân sự để không phải tốn thời gian làm đi làm lại nhiều lần. 

Bước cuối cùng là xây dựng văn hoá định hướng dữ liệu cho tổ chức. Đây là bước để đưa dữ liệu vào thực tế, thay đổi hành vi và tư duy của tất cả các phòng ban, của từng nhân sự. Mọi thứ sẽ đều được phân tích và ra quyết định dựa trên nền tảng dữ liệu chứ không còn làm theo phong cách cũ nữa. Bước này cần sự đồng lòng và kiên trì rất lớn trong cả tổ chức, đặc biệt là vai trò làm gương của người lãnh đạo. Khi đã thay đổi được văn hoá một cách toàn vẹn và sâu sắc, chúng ta coi như doanh nghiệp đó đã chuyển đổi thành công.

Khi đã chuyển đổi thành công, mọi quyết định trong doanh nghiệp đều được đưa ra dựa trên dữ liệu. Khi nhân sự có thói quen đọc báo cáo mỗi ngày, họ sẽ thấy được những biến động về số liệu, về những thay đổi trên thị trường, từ đó có động thái phù hợp. Ví dụ, trong hai tuần gần đây, công ty quan sát thấy nhu cầu mua dòng thuốc cảm cúm đang tăng cao, đặc biệt là tại các thành phố lớn. Vì vậy, doanh nghiệp đưa ra quyết định nhập thêm hàng, với mục đích tăng tỷ lệ bán hàng và giảm tỷ lệ hết hàng. Hoặc một trường hợp khác, từ kết quả nghiên cứu thị trường, công ty nhận định sản phẩm A có tiềm năng lớn. Nhưng khi xếp hàng ra các cửa hàng, doanh thu của mặt hàng này lại rất thấp. Bằng việc sử dụng camera an ninh và phân tích dữ liệu về hành trình của khách hàng trong cửa hàng, doanh nghiệp nhận ra những mặt hàng đó đang bị xếp ở khu vực khách ít qua loại, và không nằm trong tầm nhìn khách hàng. Nếu như không có dữ liệu, rất khó để doanh nghiệp phát hiện ra những insight này.

Cũng có những trường hợp, cùng một số liệu nhưng mỗi phòng ban lại đưa ra những quyết định khác nhau. Ví dụ với trường hợp các loại thuốc trị Covid. Khi số ca nhiễm mới ở Việt Nam giảm, nhu cầu về thuốc điều trị Covid cũng sẽ giảm tương ứng. Với dữ liệu này, phòng mua hàng vẫn nghĩ rằng họ nên trữ hàng để đề phòng làn sóng tiếp theo của đại dịch. Thế nhưng, phòng tài chính lại có quan điểm khác. Họ phản biện rằng khi nhu cầu giảm, thì doanh nghiệp cần cắt giảm chi phí cho những sản phẩm đó, để dành tiền đầu tư cho những dòng thuốc khác. Khi có sự khác biệt trong quan điểm như vậy, hai phòng ban sẽ phải ngồi lại với nhau, nhìn nhận lại chiến lược của doanh nghiệp, phân tích thêm các động thái trên thị trường để thống nhất lại được một quyết định chính xác nhất.

Thay đổi văn hoá là rào cản khó khăn nhất 

Từ trải nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp của anh Sơn, khó khăn nhất là bước xây dựng văn hoá ra quyết định dựa trên dữ liệu. Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, 91,9% Giám đốc Điều hành cho rằng trở ngại về văn hoá là rào cản lớn nhất để thở thành một doanh nghiệp định hướng dữ liệu. Mỗi nhân sự trong doanh nghiệp có những thói quen, hành vi khác nhau. Trước đây, họ đã quá quen với việc ra quyết định dựa trên chính kiến, thói quen, kinh nghiệm cá nhân. Bây giờ, họ lại được yêu cầu thay đổi thói quen, ra mọi quyết định dựa trên nền tảng dữ liệu. Giai đoạn đầu chắc chắn sẽ có nhiều mâu thuẫn, nhiều sự bất đồng giữa cách làm cũ và cách làm mới. Văn hoá là thứ sẽ ăn sâu vào suy nghĩ, vào cách hành động của tất cả mọi người, vì vậy tốn nhiều thời gian công sức để thay đổi. 

Để vượt qua được trở lại ngày, việc đầu tiên và quan trọng nhất là có được sự đồng lòng trong cả doanh nghiệp, đặc biệt là nhóm lãnh đạo cao cấp. Chính họ phải là người hiểu được tầm quan trọng và đưa ra quyết định cần thay đổi hệ thống. Chính họ phải là người làm gương, người tiên phong, người đầu tiên thay đổi hành vi. Khi ban giám đốc thay đổi thói quen, không còn ra quyết định dựa trên kinh nghiệm hay quan điểm cá nhân nước, nhân viên các cấp dưới sẽ được truyền cảm hứng để làm tương tự. Giải pháp thứ hai là cần xây dựng thói quen, đưa việc sử dụng dữ liệu vào văn hoá doanh nghiệp để mọi người có thể thấy và hành động mỗi ngày. Bạn có thể treo những câu nhắc nhở về định hướng sử dụng dữ liệu trong từng phòng ban, yêu cầu họ đọc mỗi ngày để theo thời gian, văn hoá định hướng dữ liệu sẽ ăn sâu vào thói quen và tiềm thức của nhân sự. Trong các cuộc họp chung hay họp từng phòng ban, họ cũng được khuyến khích sử dụng các bản báo cáo dữ liệu để thảo luận và trao đổi. Bằng cách này, thói quen giao tiếp, thói quen thuyết trình, thói quen trao đổi thông tin cũng dần được thay đổi theo định hướng dữ liệu.

Ngoài khó khăn về chuyển đổi văn hoá, rào cản về công nghệ cũng là một thách thức mà các doanh nghiệp thường gặp phải. Một doanh nghiệp định hướng dữ liệu cần có một hệ thống dữ liệu đủ thông minh, đủ đơn giản, đủ thông tin để các phòng ban có thể dựa vào để đưa ra quyết định. Họ sẽ có hai hướng cho vấn đề này, hoặc là phải tuyển dụng và xây dựng một đội ngũ chuyên biệt về dữ liệu và xây dưng báo cáo, hoặc là phải thuê một đơn vị tư vấn bên ngoài. Dù làm theo cách nào, chi phí đầu tư cũng là khá lớn.

Thay đổi là tất yếu! 

Dù rằng có những khó khăn rào cản, thế nhưng chúng ta đang sống trong một thời đại mà việc thay đổi theo định hướng dữ liệu đang dần trở thành một nhu cầu tất yếu. 

Trước đại dịch Covid, nhu cầu về dữ liệu tại Việt Nam chưa thực sự mạnh. Các doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống nhân viên bán hàng bên ngoài thị trường. Đại dịch đến, việc đi ra ngoài thị trường của nhân viên bị hạn chế một thời gian dài, doanh nghiệp trở nên thiếu thông tin trầm trọng. Họ không thể đưa ra bất kỳ quyết định nào vì trước đây họ sử dụng nguồn lực con người quá nhiều trong việc vận hành. Thị trường thay đổi, thông tin thay đổi, nếu như không có một hệ thống thông tin đủ tốt thì họ sẽ không thể thích nghi với những sự thay đổi đang diễn ra nhanh chóng, từ đó đánh mất nhiều cơ hội tốt trên thị trường. 

Chính vì vậy, giai đoạn gần đây, nhu cầu tuyển dụng nhân sự về dữ liệu, nhu cầu xây dựng hệ thống dữ liệu đang tăng mạnh tại Việt Nam, trong đó nổi trội nhất là mặt hàng tiêu dùng. Xu hướng này cũng phản ánh một thực tế rằng trong suốt giai đoạn dịch, ngành hàng tiêu dùng vẫn phát triển tốt và họ có những bước vực dậy rất nhanh ngay khi dịch tạm lắng. Sau ngành hàng tiêu dùng, anh Sơn tin rằng tất cả các ngành nghề khác ở Việt Nam cũng bắt đầu chuyển đổi số, chuẩn hoá tất cả các quy trình, xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu, hệ thống báo cáo chuyên nghiệp. Chuyển đổi theo hướng doanh nghiệp định hướng dữ liệu đang trở thành một xu hướng chung của mọi ngành nghề. 

 

—-

Doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm về dịch vụ, tư vấn cũng như hợp tác, vui lòng liên hệ:

Hotline: 0909 428 647 hoặc email: hello@nora.edu.vn

Trân trọng cảm ơn,

NORA ACADEMY – Business Storytelling & Communication

#nora #noraacademy #TheTalk #BizCom #BizPresentation #BizStorytelling #phongvanchuyengia

Chia sẻ: